La démarche qualité

Démarche qualité : La digitalisation au service des entreprises et de la qualité.

Exemple de cas concret pour les sociétés d'ambulances.

La qualité de prise en charge et la maîtrise des risques sanitaires sont des enjeux essentiels dans l’exercice de l’activité. Parmi les différentes procédures qualité, on retrouve les désinfections, les contrôles de matériels ainsi que les entretiens mécaniques.La digitalisation intervient dans toutes les actions des ambulanciers et la volonté d’amélioration de la qualité et de sa traçabilité du contrôle des procédures n’y échappe pas. Retour sur une solution testée par des ambulanciers.

Le Concept

VESUV est une application collaborative de suivi des procédures qualité. Elle permet de basculer définitivement toutes les procédures papier vers des procédures dématérialisées, accessibles sur tout support numérique (ordinateur / tablette / smartphone).Elle facilite d’une part le suivi des contraintes sanitaires ARS et apporte d’autre part un pilotage efficace de toutes les procédures qualité en vigueur.
Elle permet de construire précisément le contenu de ces procédures qualité, de s’assurer de leur bonne exécution par les collaborateurs à la fréquence souhaitée et de détecter et corriger préventivement les dysfonctionnements levés par les contrôles.

Fonctionnement

L’application s’articule autour de trois fonctions principales : la création de consignes à travers « l’éditeur de formulaires », l’exécution des procédures sur le parc de véhicules par les ambulanciers, le responsable de parc ou le superviseur Hygiène en fonction des organisations propres à chaque entreprise, et la supervision des actions(tableaux de bord / alertes)par le responsable d’exploitation par exemple.

Exécution des procédures sur les véhicules

L’application est accessible sur smartphone depuis un navigateur web ou via le « application store » sur Android / IOS. Les ambulanciers peuvent s’y connecter à tout moment et en tout lieu. Ils sélectionnent le véhicule souhaité puis effectuent la ou les procédures demandées. L’application les accompagne efficacement dans le déroulement de la procédure en présentant au fur et à mesure les différentes opérations à réaliser. L’opérateur valide chacune des étapes en cochant ou en renseignant l’information demandée (date de péremption / prise de photo ...).

Supervision

L’application propose différents tableaux de bord qui donnent une vision consolidée des opérations réalisées sur le parc de véhicule. Le gestionnaire peut consulter ces rapports directement sur l’application ou décider de les recevoir par mail, comme par exemple l’historique d’exécution des contrôles par véhicule et par procédure, le rapport d’alerte des matériels ou kit de soin à remplacer, le rapport d’alerte des procédures en retard, l’export de l’historique des opérations au format Excel... En cas de contrôle réglementaire ou d’audit, ces différents rapports permettent de facilement justifier des actions de maîtrise sanitaire en vigueur dans l’entreprise.

Zéro papier

La dématérialisation des procédures, à travers l’abandon du papier, participe à une structuration de l’organisation de l’entreprise en proposant une traçabilité de toutes les pratiques métier. Un véritable outil de la démarche qualité !